Update zum Verfall von Urlaubsansprüchen: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Update zum Verfall von Urlaubsansprüchen: Was müssen Arbeitgeber beachten?

In unserem Newsletter vom Mai 2019 hatten wir über eine Entscheidung des BAG berichtet, nach der Urlaubsansprüche nur verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aufgefordert hat, seinen (Rest-)Urlaub zu nehmen und ihn rechtzeitig und unmissverständlich auf diese Rechtsfolge hingewiesen hat (BAG, Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15). Inzwischen liegen die vollständigen Urteilsgründe vor, aus denen hervorgeht, was Arbeitgeber nun konkret zu beachten haben.

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Ausgangslage

Grundsätzlich muss der gesetzliche Mindesturlaub von vier Wochen im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG). Eine Übertragung in das nächste Jahr ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe dies rechtfertigen. In diesem Fall muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des nächsten Jahres gewährt und genommen werden. Sofern kein solcher Übertragungsgrund vorlag, verfiel der Urlaubsanspruch nach bisheriger Rechtslage, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hatte, den Urlaub zu nehmen.

Neue Rechtsprechung von EuGH und BAG

Das BAG hat im o.g. Urteil entschieden, § 7 BUrlG sei richtlinienkonform dahingehend auszulegen, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch nur dann am Ende des Jahres (oder einem vom Arbeitgeber festgelegten Übertragungszeitraum) verfalle, wenn der Arbeitgeber "zuvor konkret und in völliger Transparenz dafür Sorge getragen hat, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun, und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub, wenn er ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugszeitraums oder eines zulässigen Übertragungszeitraums verfallen wird."

Der Arbeitgeber kann das unbegrenzte Ansammeln von Urlaubsansprüchen demnach nur wirksam verhindern, indem er diesen Mitwirkungspflichten nachkommt. Wie Arbeitgeber diese Mitwirkungspflichten konkret erfüllen können, ergibt sich aus den Urteilsgründen zum o.g. Urteil.

Worauf Arbeitgeber künftig achten müssen

Hiernach sollten Arbeitgeber künftig folgendes beachten:

  1. Der Arbeitgeber kann grundsätzlich frei entscheiden, wie er seine Mitwirkungspflichten erfüllt. Die von ihm gewählten Mittel müssen allerdings geeignet sein, "den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, in Kenntnis aller relevanten Umstände frei darüber zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nimmt."
  2. Der Arbeitnehmer muss sich auf einen konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen. Dieses "Transparenzgebot" kann dadurch erfüllt werden, dass dem Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres in Textform (z.B. E-Mail) mitgeteilt wird, wie viele Urlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen, er aufgefordert wird, diesen rechtzeitig zu beantragen und er über die Konsequenzen belehrt wird, die eintreten, falls der Urlaub nicht entsprechend beantragt wird.
  3. Die Mitteilung des Arbeitgebers ist hinreichend konkret, wenn der Arbeitgeber darauf hinweist, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn der Arbeitnehmer in der Lage war, seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, er ihn aber nicht beantragt.
  4. Die Mitteilung muss rechtzeitig erfolgen. Folglich muss, falls die Mitteilung erst im Laufe des Jahres erfolgt, für den Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt noch die Möglichkeit bestehen, seinen Urlaub beantragen und nehmen zu können. Erfolgt die Mitteilung zum Beispiel erst bis Ende des dritten Quartals, muss es nach den betrieblichen Abläufen auch umsetzbar sein, dass (theoretisch alle) Arbeitnehmer ihren Urlaub bis Ende des Jahres noch nehmen können. Aus diesem Grund ist eine möglichst frühe Belehrung empfehlenswert.
  5. Abstrakte Angaben etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Betriebsvereinbarung genügen nach Ansicht des Gerichts den Anforderungen einer konkreten und transparenten Unterrichtung regelmäßig nicht. Es muss sich jeweils um eine konkrete Belehrung im Einzelfall handeln.
  6. Die Beweislast für die Erfüllung der Mitwirkungspflichten trägt der Arbeitgeber. Dieser muss beweisen können, dass dem Arbeitnehmer die Belehrung zugegangen ist. Daher sollten Sie dokumentieren, dass/wann die Mitteilungen den Arbeitnehmern zugegangen sind und sich den Zugang ggf. bestätigen lassen. Im Fall einer Versendung per E-Mail sollte zumindest eine Lesebetätigung angefordert werden.

Wenn alle Anforderungen beachtet wurden und der Arbeitnehmer trotzdem kein Urlaub nimmt, verfällt sein Anspruch am Jahresende bzw. eines vom Arbeitgeber festgelegten Übertragungszeitraums.

Kontakt:
CMS Hasche Sigle

Dr. Antje-Kathrin Uhl
Rechtsanwältin

Dr. Anja Schöder, LL.M.
Rechtsanwältin

 

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