Neues zum Verfall von Urlaubsansprüchen: BAG erhöht Anforderungen an Arbeitgeber

Sachverhalt

Der klagende Arbeitnehmer verlangte nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses zum Jahresende ohne Erfolg, den von ihm nicht genommenen Urlaub abzugelten. Einen Antrag auf Gewährung dieses Urlaubs hatte er während des Arbeitsverhältnisses nicht gestellt. Im Berufungsverfahren hatte das Landesarbeitsgericht angenommen, dass der Urlaubsanspruch des Klägers zum Jahresende verfallen sei, der Kläger aber Schadensersatz in Form von Ersatzurlaub verlangen könne. Das BAG legte die Frage, ob Urlaub grundsätzlich verfällt, wenn er bis zum Jahresende nicht genommen wird, dem EuGH zur Vorabentscheidung vor.

Gesetzliche Vorgaben und bisherige Rechtsprechung

Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG muss der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden. Nur ausnahmsweise, wenn dies wegen dringender Gründe erforderlich ist, darf der Urlaub ins Folgejahr übernommen werden. Der Arbeitnehmer muss den Urlaub in diesem Fall spätestens bis zum 31. März nehmen. Nach bisheriger Rechtsprechung verfiel der Urlaubsanspruch, wenn er bis zum Jahresende nicht gewährt und genommen wurde. Dies galt selbst für den Fall, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu gewähren. In diesen Fällen konnte der Arbeitnehmer jedoch Schadensersatz verlangen, der während des Arbeitsverhältnisses auf Gewährung von Ersatzurlaub und nach dessen Beendigung auf Abgeltung der nicht genommenen Urlaubstage gerichtet war.

Die Entscheidungen des EuGH und BAG

Der EuGH hatte in seiner Entscheidung im November 2018 darauf hingewiesen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer klar und rechtzeitig mitteilen müsse, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfalle, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nehme. Dieser Rechtsprechung hat sich nun auch das BAG angeschlossen. Danach verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nur dann am Ende eines Kalenderjahres, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret über dessen Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt und auffordert, den Urlaub zu nehmen. Nur wenn der Arbeitnehmer den Urlaub trotz tatsächlicher Möglichkeit aus freien Stücken nicht nimmt, erlischt der Urlaubsanspruch. Dies folgt aus einer richtlinienkonformen Auslegung des § 7 BUrlG.

Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber?

Das BAG legt Arbeitgebern mit dieser neuen Rechtsprechung strenge Pflichten auf. Sie müssen nun ihre Personalprozesse an die neue Rechtsprechung anpassen. Spätestens in der zweiten Jahreshälfte müssen Arbeitgeber den tatsächlichen Urlaubsstand und bereits vereinbarte Urlaubszeiträume prüfen. Danach können Sie feststellen, in welchem Umfang die jeweiligen Arbeitnehmer noch offene Urlaubsansprüche haben. Wenn Sie als Arbeitgeber anschließend sicherstellen wollen, dass die Urlaubsansprüche mit Ende des Kalenderjahres bzw. des Übertragungszeitraums erlöschen, müssen sie den Arbeitnehmern einen entsprechenden Hinweis erteilen.

Klären Sie die Arbeitnehmer folglich über ihren restlichen Jahresurlaub auf und fordern Sie sie auf, den Urlaub zu nehmen bzw. Urlaubsanträge zu stellen. Zudem müssen Sie darauf hinweisen, dass der Jahresurlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird. Achten Sie darauf, dass diese Hinweise dokumentiert werden, damit sie im Streitfall nachweisbar sind. Wenn die Arbeitnehmer dennoch keine Urlaubsanträge stellen, so können Sie den Urlaubszeitraum eigenhändig festlegen. Sofern die Arbeitnehmer die Annahme nicht ausdrücklich verweigern, erfüllen Sie auf diesem Weg den Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer und vermeiden Urlaubsabgeltungsansprüche nach Ende des Kalenderjahres bzw. des Übertragungszeitraums.

Diese Belehrung muss nach der Rechtsprechung des BAG konkret sein. Daher wird ein bloßer Hinweis im Arbeitsvertrag nicht genügen. Vielmehr sollten Sie ein individuelles Belehrungsschreiben an die jeweiligen Arbeitnehmer versenden, z.B. per E-Mail. Lassen Sie sich den Erhalt dieses Schreibens von den Arbeitnehmern bestätigen. Denn als Arbeitgeber müssen Sie nachweisen, dass Sie die erforderliche Belehrung vorgenommen haben, dass die Arbeitnehmer tatsächlich ihre Urlaubsansprüche geltend machen konnten und dass sie den Urlaub dennoch freiwillig nicht genommen haben.

In zeitlicher Hinsicht sollte die Mitteilung an die Arbeitnehmer zumindest so rechtzeitig erfolgen, dass diese ihre noch offenen gesetzlichen Urlaubsansprüche vor Ende des jeweiligen Bezugszeitraums nehmen können.

Kontakt:
CMS Hasche Sigle

Dr. Antje-Kathrin Uhl
Rechtsanwältin

Dr. Anja Schöder, LL.M.
Rechtsanwältin

 

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