Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 soll die Digitalisierung endlich auch Einzug in deutsche Personalabteilungen halten. Denn das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) sieht über 60 Maßnahmen zur Entbürokratisierung vor, von denen einige auch die Arbeitswelt betreffen. Wir erklären die wichtigsten Regeln, zeigen, wie viel Entbürokratisierung tatsächlich in den Personalabteilungen ankommen wird, und was es zu beachten gilt.

Der digitale Arbeitsvertrag 

Bislang verpflichtete das Nachweisgesetz Arbeitgeber dazu, Arbeitnehmern einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen vorzulegen. Zwar erfasste dies nicht unmittelbar dem Arbeitsvertrag. Doch da dieser häufig genutzt wurde, um die Vorgaben des Nachweisgesetzes zu erfüllen, führte dies im Ergebnis dazu, dass der Arbeitsvertrag schriftlich abgefasst werden musste. 

Mit dem BEG IV ändert sich dies nun: Der Nachweis der Arbeitsbedingungen kann ab dem 1. Januar 2025 auch in Textform (§ 126b BGB) übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich gespeichert ist und ausgedruckt werden kann. Zudem muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen. 

Vorzugswürdig erscheint hier die Übermittlung des Nachweises als PDF-Dokument an die private E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers. Andere Übermittlungsformen, z.B. als portal- oder cloudbasierte Lösung, sind dagegen nicht zu empfehlen. Denn der Zugang kann vom Arbeitgeber jederzeit eingeschränkt werden. Aus demselben Grund ist auch die Übermittlung an die dienstliche E-Mail-Adresse nicht ratsam. 

Ferner sind die neuen Vorgaben des Nachweisgesetzes nur erfüllt, wenn der Arbeitgeber bei Übermittlung des Nachweises einen Empfangsnachweis vom Arbeitnehmer fordert. Da nicht alle E-Mail-Programme sog. Lesebestätigungen unterstützen, ist hiervon schon aus technischen Gründen abzuraten. Ferner ist deren rechtliche Einordnung noch ungeklärt. Die Aufforderung, den Empfang des Nachweises beispielsweise per E-Mail zu bestätigen, genügt jedoch. Übrigens ist die bloße Aufforderung nach dem Gesetzeswortlaut ausreichend, der Arbeitnehmer muss den Empfang nicht tatsächlich bestätigen. 

Keine Digitalisierung von Befristungsabreden 

Die Neuregelungen des BEG IV betreffen nur die Vorgaben des Nachweisgesetzes. Die Befristungsabrede (§ 14 Abs. 4 TzBfG) erfordert weiterhin die strenge Schriftform, also die eigenhändige handschriftliche Unterschrift. Befristete Arbeitsverträge können daher nicht in Textform (per E-Mail) geschlossen werden. Anderenfalls ist die Befristung unwirksam und der Arbeitsvertrag folglich unbefristet. 

Nur die Befristung auf das Regelrenteneintrittsalter kann nach den Neuregelungen des BEG IV in Textform vereinbart werden (§ 41 Abs. 2 SGB VI n.F.). Arbeitsverträge, die häufig standardisiert solche Klauseln enthalten, können also mit der Neuregelung ebenfalls in Textform geschlossen werden. 

Arbeitszeugnisse 

Weniger reformwillig zeigt sich der Gesetzgeber bei Arbeitszeugnissen: Diese können ab dem 1. Januar 2025 nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form (nicht Textform) erteilt werden . Hierzu ist die qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitgebers erforderlich. Eine einfache digitale Unterschrift reicht nicht aus. 

Im Falle von Streitigkeiten ist jedoch von einer Erteilung des Arbeitszeugnisses mittels qualifizierter elektronischer Signatur abzuraten. Denn diese weist immer den tatsächlichen Zeitpunkt der Signatur aus. Eine Rückdatierung, wie bei Rechtsstreitigkeiten über die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oftmals notwendig, ist daher nicht möglich. 

Elternzeit- und Elternteilzeitanträge 

Ab dem 1. Mai 2025 kann auch das Elternzeitverlangen (§ 16 Abs. 1 Satz 1 BEEG) und die Elternteilzeit (§ 15 Abs. 7 BEEG) vom Arbeitnehmer in Textform geltend gemacht werden. Teilzeitarbeit bei einem anderen Arbeitgeber oder eine selbstständige Erwerbstätigkeit eines Arbeitnehmers während der Elternzeit (§ 15 Abs. 4 BEEG) können Arbeitgeber ebenso in Textform verweigern. Die Ablehnung einer vorzeitigen Rückkehr aus der Elternzeit – ein praktisch ohnehin nur selten relevanter Fall– bedarf erstaunlicherweise weiterhin der Schriftform (§ 16 Abs. 3 Satz 2 BEEG).